25 trucos para explotar tu productividad en tus proyectos


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Si hay algo que tienen en común los emprendedores es la falta de tiempo. Es muy complicado congeniar familia, deporte, trabajo, mascotas, amistades, ocio… Y si encima le sumamos el afán de superación, ser más productivo y eficiente, tener tiempo parece algo imposible. ¡Pero no te estreses! Hoy queremos compartir varios tips de productividad para transformar tu realidad diaria.

En este post vas a descubrir consejos de trabajo, mentalidad, análisis y comunicación para que aumentes tu rendimiento y seas capaz de conseguir todo lo que te propongas.

Ponte cómodo y prepara una taza de café un té porque comenzamos con nuestros 25 tips de productividad para emprendedores muy ocupados.

1. Aprende a decir NO

A todos nos pasa. Pensamos que al decir que no a un compañero, cliente, familiar o amigo le estamos fallando. Pero lo cierto es que no somos máquinas; y si dices que sí a todo, te encontrarás con una montaña enorme de trabajo o cumpliendo con compromisos.

Y, claro, esto hará que te agobies e intentes acabar las tareas lo más rápido posible y casi sin prestarles la atención que requieren, lo que se traduce en una pérdida de eficacia y calidad.

Aprende a ser asertivo y decir que no. Pruébalo y comprobarás que no se acaba el mundo… ni tu reputación. 😉

2. Haz pequeños descansos con frecuencia

Sí, seguro que estás muy a tope y que no puedes permitirte ni pensar en un descanso. Pero si no sacas tiempo para ti, llegará un momento en el que tu cerebro no dé para más.

Para mejorar la productividad es vital descansar cada cierto tiempo, levantarte de la silla, moverte y oxigenar cuerpo y mente. Si lo haces, te costará menos concentrarte y, curiosamente, harás muchas más cosas.

3. Madruga más

Ya lo dice el refrán: a quien madruga Dios le ayuda.

Todos queremos que nuestros días sean productivos y tener tiempo para todo. Entonces, ¿por qué no madrugas más? ¿Te cuesta un mundo levantarte cuando suena el despertador?

Para levantarse más temprano y que no te cueste ponerte en pie, en lugar de hacer un cambio drástico (como levantarte 2 horas antes del tirón), hazlo de forma progresiva.

Cada semana, prueba a levantarte 15 minutos antes. Así el organismo se irá acostumbrando y te costará mucho menos madrugar.

4. Marca tiempos para cada tarea

Establecer tiempos para tus tareas es un tip muy útil. ¿Por qué? Porque te ayuda a priorizar, saber qué es urgente, y a mantener un registro para poder estimar tiempos en tareas futuras.

Y, lo mejor de todo, la satisfacción mental que produce saber que has terminado una tarea en el tiempo que habías previsto.

5. Empieza por lo más difícil

Comienza tu jornada con esa tarea que no quieres hacer. Si lo primero que haces en el día es lo que más te cuesta y con lo que sueles procrastinar, todo lo que venga después te resultará sencillo.

Además, completar una tarea que no te gusta te hará sentir satisfecho por el trabajo completado. 😉

6. Planifica hoy el día de mañana

Seguimos con los tips de productividad y nos detenemos ahora en la planificación.

Cuando acabe tu jornada laboral, dedica unos 10 minutos a organizar tu agenda para el día siguiente. Evitará que te olvides de tareas, reuniones o fechas importantes, establecerás un horario e incluso sacarás tiempo para descansar.

Además, sabrás con qué tienes que empezar el díay no perderás ni un instante en decidir o tomar decisiones, porque ya lo tienes todo programado de antemano.

7. Prioriza

Y si hemos hablado de planificar no podemos hablar de tips de productividad sin mencionar la importancia de priorizar. Es importante aprender a establecer prioridades. Por ejemplo, si tienes una tarea A que es urgente, una tarea B que es importante y una tarea C que no es ni urgente ni importante, céntrate en la A y olvídate de la C.

8. Reduce el número de participantes en las reuniones

¿Sueles organizar reuniones o tienes pensado hacerlo? Entonces escucha el siguiente de los tips de productividad: convoca SOLO a las personas implicadas y no hagas acudir hasta a tu vecindario.

Cuantas más personas haya en la reunión, más caótico puede resultar el encuentro por la multitud de puntos de vista y más fácil es que acabe siendo más una pérdida de tiempo que una reunión productiva. Lo mejor es solo llamar a las personas con las que de verdad necesitas intercambiar proyectos e ideas nuevas.

9. Organiza tus emails

Este es uno de los tips de productividad que más cuesta llevar a cabo, pero ¡es superimportante!

Dedica tiempo a organizar todos tus emails de forma eficiente, de manera que no tengas que perder tiempo cuando quieras localizar una conversación o encontrar un correo determinado.

Además, para ser un verdadero ninja del email procura mantener a raya la tentación de revisar la bandeja de entrada cada 5 minutos o de responder los emails en cuanto recibes la notificación.

10. Esfuérzate por reconocer cuándo eres más productivo

Todo el mundo es diferente y es totalmente normal llevar ritmos dispares.

Hay personas que son mucho más productivas por la mañana y gente que funciona mejor por la noche.

Prueba a trabajar en diferentes horarios y presta mucha atención cómo varían tus niveles de concentración, creatividad y productividad.

11. Aprende a escuchar

No importa cuál sea el tamaño de tu negocio ni el sector al que te dediques.

Saber escuchar aumenta la comprensión, te enseña a ser más tolerante y desarrolla tu empatía.

Además, alguien que se interesa por escuchar da la sensación de ser más inteligente a ojos de otra persona.

12. Evita la multitarea

En serio. La multitarea te hace creer que haces más en el mismo tiempo, pero en realidad lo que hace es debilitar tu capacidad para completar tareas de forma eficiente. De hecho, la multitarea puede llegar a reducir la productividad el 40%.

Así que céntrate en una tarea concreta y no comiences otra hasta haber completado esta.

Y prueba a trabajar por batching de tareas para evitar los cambios de contexto.

13. Deja de leer las noticias

Estar al día de la actualidad es importante, pero no lo hagas como una forma de distracción.

Es muy fácil entrar en las redes sociales o visitar tus webs favoritas mientras haces un descanso con la excusa de “voy a echar un rápido vistazo a los titulares”.

Lo que ocurre es que cuando te quieres dar cuenta, ha pasado más de una hora y has vuelto a caer en uno de los principales problemas de productividad de los emprendedores.

14. Organiza el escritorio (y tus archivos)

Tener el escritorio desordenado y lleno de cosas va a impedir que te concentres y, por lo tanto, va a disminuir tu productividad.

Es muy fácil crear desorden; por ello debes tomarte unos minutos cuando termines lo que estés haciendo para recogerlo todo. Al día siguiente, cuando vuelvas a sentarte, lo verás todo tan ordenado y limpio que tu subconsciente se sentirá tranquilo y podrás trabajar más concentrado.

Por otro lado, organiza también todos los archivos de tu ordenador, con una jerarquía clara de carpetas y un nombre que no lleve a confusión y no te cueste encontrarlos cuando los necesites.

15. Ejercita tu cuerpo

Bueno, no vamos a ser los primeros en decirte todos los beneficios que supone el practicar deporte.

Si te sientes estresado, uno de los mejores tips de productividad es salir del despacho y realizar deporte. Te proporcionará un chute de adrenalina que te hará sentir mejor mental y emocionalmente, gracias a la liberación de endorfinas.

Y, por supuesto, tendrás mucha más energía para afrontar cualquier trabajo.

16. Evita el perfeccionismo y aprende de tus errores

Ninguno somos perfectos ni lo vamos a ser jamás. Es lo que tiene ser humanos.

Por eso, no esperes a conseguir un resultado perfecto para dar por terminado un proyecto. El perfeccionismo paraliza y puede convertirse en uno de tus peores lastres para crecer como emprendedor.

Recuerda que “hecho es mejor que perfecto”. En un futuro podrás mejorar y cambiar lo que quieras tras haberlo puesto a prueba.

17. Automatiza siempre que puedas

Aprovechar al máximo las oportunidades que nos brinda la tecnología puede ayudarnos a ser más productivos y a hacer una mejor gestión del tiempo.

Por eso, identifica las tareas que puedes automatizar y ¡deja de hacerlas tú de forma manual!

Por ejemplo, puedes programar las actualizaciones en las redes sociales, las newsletters o tu calendario.

Y otra forma de aprovechar el tiempo en las tareas que de verdad te ayudarán a hacer crecer tu negocio es perder el miedo a delegar y empezar a formar tu propio equipo de colaboradores.

18. Sigue “la regla de los 2 minutos”

Esta regla es muy sencilla. Consiste en lo siguiente: si algo te lleva 2 minutos o menos hacerlo, hazlo en ese mismo momento y no lo dejes para más tarde.

Es más productivo dejarla lista que procesarla para que no se te olvide hacerla más tarde.

19. Planifica bien el tiempo que tardarás en cada tarea

A la mayoría de nosotros se nos da bastante mal estimar el tiempo que vamos a tardar en hacer una tarea determinada, sobre todo en el plano profesional.

Así que para planificar bien y no equivocarte, acostúmbrate a añadir un extra de tiempo a lo que crees que vas a tardar. Así nunca te pillará el toro.

20. Elimina tus malos hábitos de forma gradual

Revisar el email demasiado a menudo… Entrar en Facebook… Seguro que tienes más de un mal hábito que te roba tiempo y reduce tu rendimiento.

Identifícalos y prepara un plan para deshacerte de ellos y crear hábitos más saludables de forma progresiva.

21. El famoso ‘mindfulness’

Meditar por la mañana o por la noche te ayudará a gestionar y reducir tu carga de estrés, aumentará tu productividad y mejorará tu estado de ánimo.

No te vamos a engañar, al principio cuesta concentrarse, pero tienes infinidad de vídeos que te ayudarán a aprender. Una vez se convierta en rutina, no te arrepentirás.

22. More water, my friend

Un truco bastante simple, ¿por qué no aprovecharlo más? Nuestro cerebro y cuerpo están hechos prácticamente de agua, por lo que deben mantenerse hidratados para mejorar su funcionamiento. Ten siempre un vaso lleno de agua junto a tu escritorio.

23. Divide las tareas grandes en pequeñas acciones

Cuando vas a empezar un nuevo proyecto grande, es fácil sentirse intimidado por todo lo que queda por hacer. Tanto, que puedes caer en la procrastinación por no enfrentarte de la forma correcta a este gran proyecto.

A partir de ahora, divídelo en pequeñas tareas. De este modo, podrás poner el foco en acciones muy concretas que irás resolviendo y te motivarán para seguir avanzando.

Cuando te quieras dar cuenta, ¡habrás terminado el proyecto! 😉

24. Haz la cama todas las mañanas

Aunque parezca extraño, este pequeño hábito es uno de los de los tips de productividad que te ayuda a rendir más y aprovechar mejor el tiempo. ¿Por qué? Al hacer la cama, comienzas la jornada de forma organizada y con una obligación terminada. Esto te motivará para centrarte en la siguiente y así entrarás en la inercia de conseguir objetivos (aunque sean pequeños).

Además, es una forma de tener bajo control lo que puedes controlar. Si el día se tuerce y acaba siendo una catástrofe, al menos podrás acostarte pensando que hay algo que sí pudiste terminar como habías previsto.

25. Llama a alguien a quien quieres

Hablar con tus padres, pareja o amigos libera dopamina, un producto químico que te ayudará a sentirte mejor y te hará desconectar un poco del estrés.

Además, seguro que les hace mucha ilusión tu llamada.

 

 

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